Petición de renovación de equipamiento
Protocolo de Renovación de Equipos
El objetivo que se persigue mediante este procedimiento es no generar gasto en equipamiento nuevo si se puede actualizar el existente o si existe equipamiento disponible que pueda servir para cubrir las necesidades.
El servicio de TI en ningún caso tiene la responsabilidad de la compra de equipamiento, ni de la adjudicación del existente, ya que de esto se encarga la administración del Centro (ya sea mediante compra agregada, concurso, patrimonio, etc...).
El protocolo viene reflejado en el siguiente gráfico:
- Petición de renovación de equipo
- VÍA: Sistema de Peticiones / Incidencias (https://cyberlar.iib.uam.es/incidencias_ti.es.cgi)
- ORIGEN: Responsable de grupo
- DESTINO: Tecnologías de la Información
- Se indicará en la petición:
- De qué equipo se dispone en la actualidad.
- Qué necesidades se identifican que son requeridas y no están cubiertas.
- Finalidad del equipo.
- Valoración de la petición para gerencia
- VÍA: Correo electrónico
- ORIGEN: Tecnologías de la Información
- DESTINO: ib.uam.esgerente0iib.uam.es
- Si y solo si el equipo del que ya dispone la persona NO permite renovación y/o ampliación para cumplir con las necesidades que expone, se eleva una propuesta de petición de equipamiento a la gerencia. Así se recogerá en la incidencia para que el usuario sepa que se pasa la valoración a gerencia.
- Se indicará en el correo a gerencia:
- Asunto: Valoración para renovación de equipamiento (ref. XXXXX)
- XXXXX = Código de petición del sistema de peticiones.
- Quién pide el equipo (correo original de la petición adjunto).
- Qué equipos hay disponibles en TI:
- Valoración técnica de la petición (sobre el equipo a sustituir y las necesidades técnicas, básicamente).
- Aceptación o rechazo de la petición
- VÍA: Correo electrónico
- ORIGEN: Gerencia
- DESTINO: mailto:ti@iib.uam.esti@iib.uam.es (copia a responsable de grupo)
- Se indicará en el correo:
- Código de petición.
- Aceptación o denegación.
- Motivo a trasladar al usuario (opcionalmente).
- Actualización de la petición
- VÍA: Sistema de Peticiones / Incidencias
- ORIGEN: Tecnologías de la Información
- DESTINO: Responsable de grupo
- No se cierra la incidencia si hay aceptación, solo se modifica marcando "Envío de mensaje".
- Se documentará en la solución de la petición:
- Traslado de aceptación / rechazo de la petición.
- Y en caso afirmativo:
- Indicación al usuario de procedimiento para la petición a gerencia del equipamiento a través de "Solicitud de Servicio" a "Gerencia" (no existente en la actualidad) indicando siempre el código de petición actual.
- Solicitud del equipo a gerencia
- VÍA: Solicitud de Servicio (https://www.iib.uam.es/comprashttps://www.iib.uam.es/compras)
- ORIGEN: Responsable de grupo
- DESTINO: Gerencia
- Se indicará en la solicitud:
- Familia: Equipos de sobremesa
- Marca: Compra agregada / Equipo reutilizado
- Artículo: Equipo de sobremesa
- Código de petición XXXXX original en "NOTAS".
- Cargo económico al grupo y cambio inventario patrimonio
- VÍA: SAICI
- ORIGEN: Gerencia
- DESTINO: SAICI
- Indicación de entrega de equipo
- VÍA: Correo electrónico
- ORIGEN: Gerencia
- DESTINO: mailto:ti@iib.uam.esti@iib.uam.es (copia a responsable de grupo)
- Se indicará en el correo:
- Código de petición XXXXX asociado al trabajo.
- Finalización de la petición
- VÍA: Sistema de Peticiones / Incidencias
- ORIGEN: Tecnologías de la Información
- DESTINO: Responsable de grupo
- Se entrega el equipo preparado y se cierra la petición documentando los trabajos hechos.