Se describen aquí las dos plataformas estables que hay en el IIBM para realizar videosesiones en salas físicas.
- Salón de actos
- Sala de juntas
Estas instalaciones están coordinadas entre el Servicio de Imagen (que se encarga de la parte audiovisual) y Tecnologías de la Información (encargados de los sistemas), pero las ponencias son responsabilidad de los organizadores de la videosesión, desde la reserva de recursos, atender a las necesidades de los ponetes, o asegurarse de que todos los sistemas están a punto y controlados.
Por ejemplo, para las tesis tenemos publicado un protocolo de funcionamiento en el Salón de Actos.
Salón de Actos
Los usuarios pueden usar el salón de actos para hacer ponencias que incluyan público y online.
Para ello se utilizan dos sistemas informáticos que se encuentran en el ATRIL y en la sala de proyección (VIDEOSESION). Cada uno se utiliza con un fin distinto en la misma videosesión.
- En el ATRIL se conecta el ponente (que también puede ser administrador para abrir la sala) sin audio y desde ahí pone y pasa la presentación (como si no fuera online, pero conectado).
- En VIDEOSESION se conecta el audio (amplificador) y el video (webcam) que se van a oir y ver en la videosesión, pero como un invitado que hablará y mandará video.
- Si hay OTROS EQUIPOS, ya sean portátiles o teléfonos móviles en el salón de actos siguiendo la sesión, es muy importante que estén sin audio (nada de sonido) para evitar ecos.
Los pasos a seguir para poner el marcha una videosesión en el salón de actos son:
- ATRIL: El ponente abre la sesión de conecta con un navegador en el ordenador del atril con su usuario y su password.
- ATRIL: Abre la sala de videosesión donde se va a hacer la sesión (sem-iibm) SIN audio (ni micrófono ni cascos, pinchar en el aspa).
- ATRIL: El ponente sube su presentación en PDF al sistema con el +. De este modo se verá ya la presentación online (mil veces mejor que compartir escritorio a no ser que tenga animaciones, vídeo o audio la presentación, en cuyo caso )
- VIDEOSESION: Se enciende el equipo que hay en la sala de proyección que está unido al sistema de audio y la cámara.
- VIDEOSESION: Desde ese equipo se entra en la misma sala (sem-iibm) como "Salón de Actos", se activa el micrófono y se valida la prueba de eco (OK)
- VIDEOSESION: En este punto se hace una prueba de audio en línea.
- VIDEOSESION: Se activa la cámara de video para que vea en directo.
- ATRIL: Poner a grabar cuando comience la charla y parar cuando termine.
Es conveniente que siempre haya alguien atento a que no se meta nadie en el sonido de la ponencia, que siempre se utilicen los micrófonos para hablar y comprobar si alguien escribe en el chat. Pero eso, exáctamente igual que en cualquier videoconferencia y cualquier ponencia.
Sala de Juntas
Las reuniones en la sala de juntas están más orientadas a reuniones de trabajo.
El sistema se compone de:
- Televisor: para ver en vídeo a los participantes remotos.
- Cámara web sobre el televisor: para tomar vídeo de participantes locales.
- Micrófono/Altavoz de mesa: para mantener conversación con los participantes.
- Ratón conectado a equipo RPi: para seleccionar opciones
- Mando a distancia cámara web: para ajustes (zoom, posición) de la cámara web.
Las instrucciones deben de estar impresas allí mismo, pero las podemos encontrar también en un PDF:
Colocar el micrófono en una posición sobre la mesa que esté equidistante de los participantes locales.
El sistema está preparado para entrar como usuario "Sala de Juntas" en la sala:
https://iib.uam.es/sala/iibm-juntas
Una vez iniciada la sesión, se podrán conectar a la sala los participantes en remoto.
Al comienzo de la sesión:
- Seleccionar "Unirse al audio con micrófono".
- Realizar la prueba de audio (test de eco) y si todo va bien aceptar.
- Compartir la webcam y ajustar para que se vea bien a los participantes locales.
- Opcionalmente, minimizar el PDF de presentación y el "Chat público"
Si se va a presentar un documento, ya sea en local o remoto, se hará uso de un equipo portátil
que es necesario traer por separado y conectar al cañón de vídeo por HDMI (usando los cables de la mesa). Desde ese equipo portátil, conectarse a la sala https://iib.uam.es/sala/iibm-juntas y no usar audio (ver imagen abajo).Ya sea compartiendo PDF, o compartiendo escritorio o maximizando la presentación remota, visualizar la presentación a tamaño completo en el proyector. A los participantes remotos se los seguirá viendo en la pantalla de TV.
Al terminar la sesión:
- Terminar la reunión (no salir, sino terminar)
- Dejar apagada la TV.
- Dejar ENCENDIDO el pequeño ordenador (no apagar)
- Dejar los mandos, etc… en el lugar donde estuvieran.